Đang thực hiện
Tên đăng nhập
Mật khẩu
 
Quên mật khẩu
Giỏ hàng 0
Hotline: 0936 320 777    |     (9 - 21h kể cả T7, CN)
banner chi tiet san pham

Hướng dẫn các kiểu setup phòng họp, hội nghị đúng chuẩn

19/08/2020

Tùy vào tính chất và đặc thù của mỗi công việc mà việc setup phòng họp, hội nghị sẽ có những kiểu hoàn toàn khác nhau. Đây không đơn thuần là việc cung cấp một không gian thảo luận, trao đổi hay bàn bạc về các vấn đề công việc quan trọng mà thông qua đó người ta còn đánh giá được tác phong cũng như tính chuyên môn. Bởi vậy mà việc nắm rõ các kiểu setup phòng họp, hội nghị theo đúng tiêu chuẩn là cách để bạn có thể nâng cao được nghiệp vụ chuyên môn, vốn hiểu biết của bản thân mình. Đặc biệt nhất là đối với các nhân viên chuyên về là hành chính văn phòng hay dịch vụ khách sạn, tổ chức sự kiện.
Mục lục
 
I. Nguyên tắc cơ bản trong setup phòng họp, hội nghị

  1.1 Xây dựng sơ đồ phòng họp, hội nghị khoa học

  1.2 Phân chia layout phòng họp, hội nghị hợp lý

  1.3 Sắp xếp chỗ ngồi phù hợp

  1.4 Đảm bảo đầy đủ các mục đích sử dụng

II. Các kiểu setup phòng họp, hội nghị đúng chuẩn dành cho bạn

  2.1 Setup kiểu phòng họp chữ U

  2.2 Setup kiểu Theatre (Nhà hát)

  2.3 Setup kiểu Classroom (Lớp học)

  2.4 Setup kiểu Conference (Hội thảo, hội nghị)

  2.5 Setup kiểu Hollow

  2.6 Setup kiểu bàn tròn

  2.7 Setup kiểu Workshop

  2.8 Setup kiểu tiếp khách hoặc Cocktail

III. Một vài cách trang trí phòng hội nghị, phòng họp đầy ấn tượng
 



Nguyên tắc cơ bản trong setup phòng họp, hội nghị


Dù có rất nhiều kiểu setup phòng họp, hội nghị khác nhau tùy vào tính chất và đặc thù riêng biệt của mỗi công việc. Thế nhưng để đảm bảo về mặt chức năng cũng như đặc trưng riêng của căn phòng này nên trong suốt quá trình setup ấy các bạn luôn phải đả bảo đầy đủ các nguyên tắc cơ bản dưới đây. Các nguyên tắc này luôn được đưa ra làm các kiến thức nền, căn bản nhất không chỉ các nhân viên cần phải nắm rõ mà ngay cả các bên designer khi được đặt thiết kế cũng luôn lấy làm tiêu chí hàng đầu.
 
Nguyên tắc cơ bản trong setup phòng họp, hội nghị
 

Xây dựng sơ đồ phòng họp, hội nghị khoa học


Thông thường khi setup phòng họp, hội nghị rất ít xây dựng kèm theo các bản sơ đồ chi tiết ngay từ đầu mà thường bố trí theo kiểu cảm tính hoặc mang tính “bắt chước”. Chính vì không có sơ đồ phòng họp, hội nghi nên khi tiết hành setup sẽ không tránh khỏi những lỗi sai cơ bản. Điều này gây ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như sự tiện nghi trong suốt quá trình sử dụng sau này, thêm vào đó bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để điều chỉnh lại sao cho hợp lý. Vì vậy mà trong quy trình setup hội nghị, phòng họp tổng thể luôn cần phải xây dưng một sơ đồ phòng họp, hội nghi thực sự khoa học ngay từ đầu.
 

Phân chia layout phòng họp, hội nghị hợp lý


Layout phòng họp, hội nghị chính là tổng thể cách bố trí và phân chia không gian tại đây như thế nào. Thông thường các phòng họp, hội nghị thường được bố trí với các kiểu layout rất là thoáng đãng không ham về đồ đạc hay các vật dụng trang trí. Vì chính xác hơn thì căn phòng này không phải được sử dụng thường xuyên và liên tục nhưng phòng làm việc. Chỉ khi nào có công việc quan trọng, sự kiện đặc biệt cần gặp mặt đông đảo mọi người thì mới được dùng đến. Tuy nhiên việc phân chia các khu vực vẫn cần phải thực sự hợp lý và thuận tiện cho từng mục đích sử dụng.
 

Sắp xếp chỗ ngồi phù hợp


Trong mỗi cuộc họp, hội nghị luôn có sự phân chia về chỗ ngồi một cách rõ ràng không chỉ là theo thứ tự chức vị mà còn là để thuận tiện cho việc thảo luận và trò chuyện. Thông thường chúng ta sẽ áp dụng 3 trình bày cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp hội nghị như sau:

+ Kiểu hỗ trợ: Đây là các vị trí dành cho các thành viên muốn hỗ trợ cho sếp, thì hãy ngồi vuông góc với sếp, sắp xếp ghế phòng họp như vậy giúp cả hai có thể phá vỡ rào cản và hiểu nhau hơn. Đồng thời tạo sự thuận tiện trong việc giao tiếp, tiếp nhận và xử lý thông tin.

+ Kiểu hợp tác: Nếu như các thành viên trong cuộc họp muốn thể hiện thái độ hợp tác thì hãy sắp xếp chỗ ngồi bên cạnh người kia, điều này thể hiện hai người có chung cùng suy nghĩ. Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc vị trí này khi ngồi họp bàn với sếp bởi nó chỉ dành cho những vị trí ngang nhau.

+ Kiểu đối kháng: Khi sắp xếp ghế phòng họp chân quỳ, chiếc bàn ngăn giữa và ghế hai bên cùng tư thế mặt đối mặt sẽ tạo nên khoảng cách và sự đối đầu cho người ngồi. Đây là kiểu đối kháng hay thường được sử dụng trong các cuộc tranh luận, điều chỉnh.

 

Đảm bảo đầy đủ các mục đích sử dụng


Đây là một trong những nguyên tắc vô cùng quan trọng, nguyên tắc này chú trọng chất lượng và sự phù hợp của thiết kế để tạo không gian lý tưởng cho người sử dụng về mọi mặt. Một công ty có thể thiết kế một vài phòng họp, mỗi phòng họp phục vụ một mục đích riêng nhưng cũng có nhiều công ty do khả năng tài chính và mặt bằng hạn chế nên thiết kế một phòng họp phục vụ nhiều mục đích. Vì thế mà khi setup từ đồ nội thất, vật dụng cho đến các thiết bị điện tử hỗ trợ đều phải đảm bảo dựa trên mục đích sử dụng cụ thể.
 

Các kiểu setup phòng họp, hội nghị đúng chuẩn dành cho bạn

 

Setup kiểu phòng họp chữ U

 
Setup kiểu phòng họp chữ U
 
Đây là một trong các kiểu sắp xếp phòng họp khá là phổ biến và gần như là các bạn đã gặp ít nhất một lần. Theo đó phòng họp chữ U là kiểu rất thích hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban,… Vì đây sẽ là nơi có một người đứng đầu nói và nhiều thành viên khác tham gia thảo luận, tiếp nhận thông tin.

Khi sắp xếp bàn ghế phòng họp theo kiểu chữ U thì cần phải để trống giữa, với ghế xung quanh bên ngoài theo khoảng cách thích hợp. Đúng tiêu chuẩn thì khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi ghế của người tham dự. Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ “U” trở nên quá dài và khiến việc giao tiếp và tiếp xúc với những người tham dự bị hạn chế rất nhiều.

 

Setup kiểu Theatre (Nhà hát)

 
Setup kiểu Theatre (Nhà hát)
 
Nếu như cuộc họp hoặc hội nghị của bạn có rất đông người tham dự vượt trên con số 25 rất nhiều thì kiểu setup Theatre – Nhà hát này sẽ vô cùng thích hợp. Bởi đây là kiểu setup không có bàn mà chỉ có chỗ ngồi đơn thuần giống như khi các bạn đến các rạp hát hoặc các rạp chiếu phim tương tự. Sắp xếp theo kiểu nhà hát phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả. Hình thức này không được khuyến cáo cho các sự kiện ăn uống hoặc có ghi chép.

Ngoài ra, một đặc điểm nổi bật nhất của cách sắp xếp phòng họp, hội nghị này là toàn bộ chỗ ngồi sẽ đối diện với một chiếc bàn được quay hướng ngược lại và đây chính là vị trí dành cho các diễn giả. Tuy nhiên, nếu bạn có không gian thì có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Thông thường đúng chuẩn và tiện nghi nhất sẽ là khoảng 2 – 3 lối đi như vậy.

 

Setup kiểu Classroom (Lớp học)

 
Setup kiểu Classroom (Lớp học)
 
Có lẽ chỉ nghe tên gọi thôi là các bạn đã có thể dễ dàng tưởng tượng ra ngay kiểu setup phòng họp, hội nghị này như thế nào. Theo đó thường sẽ là dãy bàn ghế phòng họp dành cho người tham ra hướng lên sân khấu, có không gian tiện cho việc ghi chép, đọc tài liệu, bạn cũng có thể dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp bố trí thoải mái nhất cho những cuộc họp kéo dài và có không gian cho khách mời để các vật dụng cá nhân hoặc gác tay, tỳ tay lên mặt bàn.

Bởi các cuộc họp, hội nghi nếu như kéo dài thì bao giờ cũng phải cần một chỗ ngồi thoải mái và tiện nghi nhất. Nếu không chỉ ngay một lúc sau người tham gia sẽ cảm thấy mệt mỏi và việc tiếp nhận thông tin sẽ bị giảm sút đi rất nhanh chóng. Lưu ý trong kiểu setup này là:

+ Khoảng trống giữa các bàn họp là khoảng 50 -60 cm 

+ Không gian tối thiểu giữa các bàn họp là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi (con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép)

 

Setup kiểu Conference (Hội thảo, hội nghị)

 
Setup kiểu Conference (Hội thảo, hội nghị)
 
Trong các các kiểu setup phòng họp chúng ta liệt kê từ nãy đến giờ thì đây chính xác là kiểu mang đặc trưng nổi bật nhất và chuyên dành cho các cuộc họi thảo, hội nghị. Bởi chỉ cần nghe tên gọi của kiểu setup này thôi thì chúng ta đã mặc nhiên hiểu ngay là căn phòng này dùng để làm gì. Kiểu bố trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban hoặc các nhóm thảo luận.

Đặc điểm nổi bật của kiểu setup này sẽ cần thiết phải sử dụng ít nhất là một chiếc bàn họp lớn, mặt hình chữ nhật, hoặc hình bầu dục, oval… với những chiếc ghế chân quỳ được sắp xếp xung quanh bàn. Bởi đây là các kiểu bàn họp mang tính chất xoay vòng và việc truyền tải thông tin được dễ dàng hơn. Tuy nhiên kiểu setup này nên áp dụng cho các cuộc họp, hội nghĩ trên dưới không quá 15 người mà thôi.

 

Setup kiểu Hollow

 
Setup kiểu Hollow
 
Có lẽ tên gọi của kiểu setup này sẽ hơi lạ hơn và dễ khiến nhiều người bị nhầm lẫn, hiểu một cách đơn giản nhất thì setup kiểu Hallow sẽ là rỗng phần không gian ở giữa. Kiểu sắp xếp này thường dành cho các hội nghị bàn vuông trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để trống, xung quanh xếp ghế. Số lượng thành viên tham gia khoảng từ 12 – 30 người.

Tại đây sự tương tác giữa các thành viên tham dự là quan trọng nhất chứ không có sự phân chia về cấp bậc, chức vụ quá nhiều. Hoặc không có việc chỉ đích danh một diễn giả nào chính để phát biểu trong suốt cuộc họp, hội thảo. Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và giúp người tham dự giao tiếp tốt hơn.

 

Setup kiểu bàn tròn

 
Setup kiểu bàn tròn
 
Sắp xếp phòng họp, hội nghị theo kiểu bàn tròn sẽ được áp dụng trong các buổi chỉ có khoảng 6 – 10 người tham dự và thường sử dụng trong các buổi sự kiện có ăn uống. Thỉnh thoảng, có sự kiện người ta sắp xếp tiệc nửa bàn tròn và sắp xếp ghế một nửa bàn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả. Kiểu này luôn có sự linh hoạt trong cách bố trí không gian, theo đó việc tính toán số lượng là 6 – 10 người tham dự là tính trên số lượng một bàn.
 
Vì thế mà tùy vào số lượng người tham gia các bạn có thể điều chỉnh về số lượng bàn. Tuy nhiên về khoảng cách giữa các bàn và diện tích lối đi vẫn phải đảm bảo ở mức tối thiểu để tạo sự thuận tiện trong quá trình di chuyển. Cũng như khi nhân viên phục vụ đồ ăn sắp xếp, di chuyển đồ đạc.

 

Setup kiểu Workshop

 
Setup kiểu Workshop
 
Setup kiểu Workshop cho phòng họp, hội nghị mang đến một không gian hoàn tòan mới lạ và thay đổi hoàn toàn những quan niệm đã cũ trước đấy.  Khi mà kiểu này đã gỡ bỏ đi tính trang nghiêm, sự khuôn mẫu trong phòng họp. Thay vào đó là khai thác sự sáng tạo tự do nêu lên nhận định của bản thân, setup phòng họp theo kiểu Workshop giống như một buổi họp nhóm bình thường đưa các thành viên trong phòng họp đến gần nhau hơn.

Sắp xếp phòng họp theo kiểu này sẽ được phù hợp theo dạng group, mỗi group từ 6 – 10 người quay lại với nhau, cả phòng họp sẽ có nhiều group giúp tạo thành một khối hoàn chỉnh. Sẽ có một người đứng nói giữ vai trò chủ chốt, tạo sinh khí cho phòng họp, người giữ vai trò này sẽ tự do di chuyển giữa các bàn với nhau.

 

Setup kiểu tiếp khách hoặc Cocktail

 
Setup kiểu tiếp khách hoặc Cocktail
 
Đây là kiểu setup phòng họp, hội nghị khác là “Tây hóa” thường dành cho những cuộc hội họp mang tính giao lưu phục vụ giải trí như là sinh nhật công ty, tiệc cuối năm, hội thảo khách hàng,… nhiều hơn là những cuộc họp có nội dung bằng văn bản. Vì thế là việc setup không gian theo kiểu này cũng khá là thỏa mái chứ không mang tính chất rập khuôn cứng nhắc và nhàm chán. Điều này giúp cho tâm trạng của người tham dự cũng được thoải mái hơn rất nhiều.

Điểm giới hạn theo kiểu setup này là chiếm quá nhiều diện tích, và không phải sự kiện nào cũng có thể setup theo kiểu này được. Vì thế nếu như các bạn là người trong khâu chuẩn bị, bố trí thì phải nhận định rõ tính chất của buổi họp, hội nghị là gì để từ đó quyết định kiểu setup này có phù hợp hay không.

 

Một vài cách trang trí phòng hội nghị, phòng họp đầy ấn tượng


Bên cạnh việc lựa chọn kiểu setup không gian phòng họp, hội nghị sao cho phù hợp với tích chất công việc cũng như buổi gặp mặt thì việc trang trí như thế nào cũng là một yếu tố không thể bỏ qua. Bởi vốn thông thường do đặc thù về chức năng nên phần lớn các không gian này khá là nhàm chán và tẻ nhẹ. Nên để tạo bầu không khí mới thì việc áp dụng các cách tranh trí phòng hội nghị, phòng hợp phù hợp luôn là giải pháp được chọn lựa.
 
Một vài cách trang trí phòng hội nghị, phòng họp đầy ấn tượng
 
Trang trí với đồ nội thất: Đây chính là cách trang trí vừa đơn giản mà lại tạo được thẩm mỹ cao và có thể áp dụng trong mọi trường hợp. Điển hình đó là bàn ghế họp thì chắc chắn lúc nào cũng phải cần hay hệ thống chiếu sáng cũng tương tự. Chỉ cần các bạn biết cách khéo léo phối hợp giữa màu sắc của đồ nội thất với màu sắc sơn tường, sàn nhà và ánh sáng đã có thể biến không gian trở nên tinh tế hơn rất nhiều.

Trang trí với trang treo tường: Nếu như các bạn lo ngại rằng không gian phòng họp của mình cần phải để những vật dụng khác hay đã cố định về đồ nội thất nên không thể thay đổi, thì hãy bố trí thêm ngay một vài bức tranh treo tường. Đây là những món đồ mang tính chất nghệ thuật rất cao từ đó chúng có thể biến không gian phòng họp, hội nghị trở nên thẩm mỹ hơn rất nhiều.

Trang trí với các loại cây phong thủy: Không có gì thanh lọc bầu không khí trong lành tốt hơn cây xanh và đồng thời chúng còn giúp cải thiện về phong thủy. Cây xanh phong thủy luôn giúp mang đến những nguồn vận khí rất tốt với những điều may mắn, cát tường. Tuy nhiên các bạn cần lưu ý lựa chọn loại cây phù hợp và thích hợp với môi trường trồng trong nhà.

Trên đây là phần hướng dẫn cho các kiểu setup phòng họp, hội nghị đúng theo tiêu chuẩn để có thể tạo nên một không gian vừa tiện nghi vừa ấn tượng nhất. Để từ đó giúp các bạn có thể xây dựng nên một hình ảnh chuyên nghiệp, năng lực cao trong mắt nhân viên nội bộ và đối tác bên ngoài. Đặc biệt là rút ra những kinh nghiệm và có những điều chỉnh hợp lý cho các buổi họp, hội nghi sau của công ty. Chúc các bạn thành công!.


Tham khảo thêm : 125+ Mẫu Bàn ghế làm việc giám đốc bằng gỗ

Hà Nguyễn

banner danh muc tin tuc
Sản phẩm ngẫu nhiên